Wyobraź sobie spotkanie z klientem. W biurze trzy osoby siedzą przy stole, na monitorze otwarta jest oferta, a kontrahent dołącza z własnego laptopa. Ktoś podchodzi do ekranu, zaznacza wybraną pozycję i dopisuje uwagę. Czy klient widzi tę zmianę? Czy nadal dobrze słyszy osobę, która właśnie wstała?
Od takiej sytuacji warto zacząć wybór sprzętu. Gotowy zestaw do wideokonferencji dla firmy powinien pozwalać przeprowadzić całe spotkanie: rozmowę, prezentację i pracę na dokumencie. Obejmuje urządzenia, ich instalację oraz konfigurację do sposobu pracy w danym biurze.
Co powinien obejmować zestaw z monitorem interaktywnym?
Przy kompletowaniu wyposażenia warto ustalić, za co odpowiada każdy element i jak będzie współpracował z pozostałymi.
| Element zestawu | Jego zadanie podczas spotkania biznesowego |
|---|---|
| Monitor interaktywny | Wyświetlanie materiałów oraz praca dotykiem i pisakiem w odpowiednich aplikacjach. |
| Kamera konferencyjna | Pokazanie klientowi osób uczestniczących w rozmowie w biurze. |
| Mikrofony | Przekazywanie wypowiedzi z miejsc, w których rzeczywiście pracują uczestnicy. |
| Głośniki lub soundbar | Czytelne odtwarzanie głosu rozmówcy po drugiej stronie połączenia. |
| Laptop, komputer salowy lub zgodny system wbudowany | Uruchomienie wybranej aplikacji do spotkań i obsługa podłączonych urządzeń. |
| Mocowania, okablowanie i konfiguracja | Połączenie wyposażenia w zestaw gotowy do codziennego użytkowania. |
Część funkcji może być zintegrowana w jednym urządzeniu. Przykładowo listwa wideokonferencyjna może łączyć kamerę, mikrofony i głośniki. Dlatego zakres zakupu ustala się dla konkretnej konfiguracji.
Wybór urządzenia, z którego będą uruchamiane spotkania, opisujemy szerzej w porównaniu laptopa i systemu salowego do wideokonferencji.
To, co widać na monitorze w biurze, trzeba udostępnić klientowi
Monitor interaktywny przydaje się, gdy podczas rozmowy omawiacie ofertę, zaznaczacie zmiany w projekcie lub zapisujecie ustalenia. To zastosowania, od których warto zacząć dobór monitora interaktywnego dla firmy.
Przy wideokonferencji trzeba jeszcze ustalić, jak materiały trafią do rozmówcy. Aplikacja do spotkań może udostępniać wybrany ekran, okno programu lub wspólną tablicę cyfrową. Kamera pokazująca uczestników i udostępniany dokument pełnią osobne funkcje.
Praktyczny test jest prosty: otwórzcie przykładową ofertę, zaznaczcie fragment, dopiszcie uwagę i poproście osobę po drugiej stronie o jej odczytanie. W ten sposób sprawdzacie funkcję, z której później będzie korzystał zespół handlowy lub projektowy.
Przy ekranie też jest uczestnik rozmowy
Monitor interaktywny zachęca do wstawania od stołu. Pracownik podchodzi do dokumentu, wskazuje szczegół i kontynuuje wypowiedź. Zmienia się wtedy jego położenie względem kamery i mikrofonów.
Miejsce przed monitorem warto uwzględnić przy doborze sprzętu do wideokonferencji. Podczas uruchomienia sprawdźcie, czy osoba omawiająca materiał jest słyszalna i czy wybrany kadr odpowiada temu sposobowi pracy.
Podobny test należy wykonać z najdalszego krzesła przy stole. Odległość od mikrofonu wpływa na odbiór głosu, dlatego rozmowa osoby siedzącej blisko urządzenia może dawać inne rezultaty niż wypowiedź z końca sali. Dla kontrahenta znaczenie ma to, czy rozumie każdego rozmówcę. Ten temat rozwijamy w artykule o audio w wideokonferencjach.
Co powinna obejmować instalacja w biurze?
Zakres realizacji warto ustalić już przy wycenie. Powinien określać montaż monitora i pozostałych urządzeń, prowadzenie przewodów, podłączenie komputera, konfigurację obrazu i dźwięku oraz sprawdzenie połączenia online.
Ważne jest również ustalenie, z czego firma będzie korzystać na co dzień: własnego laptopa pracownika, komputera pozostającego w sali czy systemu wbudowanego w zestaw. Trzeba sprawdzić zgodność wybranego rozwiązania z platformami używanymi przez firmę i jej klientów.
Przed instalacją warto uzgodnić dostęp do zasilania i sieci, miejsce montażu oraz ewentualny udział firmowego IT przy konfiguracji kont i uprawnień. Pracownik powinien otrzymać prostą informację: co podłączyć, jak dołączyć do rozmowy i jak pokazać dokument.
Jak sprawdzić gotowy zestaw? Przeprowadźcie próbne spotkanie
Na zakończenie instalacji warto połączyć się z osobą znajdującą się poza salą. Niech oceni zestaw z perspektywy przyszłego klienta. Proponujemy pięć krótkich prób:
- Rozmowa przy stole. Każda osoba mówi ze swojego miejsca, także z najdalszego krzesła.
- Praca przy monitorze. Jeden z uczestników wstaje, podchodzi do ekranu i omawia dokument.
- Prezentacja oferty. Rozmówca zdalny sprawdza, czy może przeczytać wskazany fragment materiału.
- Dopisanie uwagi. Osoba przy monitorze wykonuje adnotację, a rozmówca potwierdza, że ją widzi.
- Kolejne spotkanie. Inny pracownik samodzielnie uruchamia połączenie według ustalonego sposobu obsługi.
Do próby wybierzcie przykładowy dokument podobny do tych, na których pracuje firma. Dzięki temu można ocenić zestaw w warunkach zbliżonych do rozmowy handlowej, konsultacji z klientem czy uzgadniania projektu.