Dla firmy produkcyjnej z Warszawy przygotowaliśmy niewielką salę konferencyjną do codziennych spotkań wewnętrznych, rozmów online i prezentacji dla klientów.
Klient nie potrzebował dużej, reprezentacyjnej sali zarządu. Potrzebował praktycznej przestrzeni, w której zespół może szybko rozpocząć spotkanie, dobrze widzieć prezentowane materiały i skutecznie komunikować się z osobami pracującymi poza biurem.
Wdrożenie polegało na doposażeniu istniejącego pomieszczenia w monitor interaktywny SMART GX V4, kamerę do wideokonferencji z mikrofonami kierunkowymi oraz dodatkowe nagłośnienie dobrane do wielkości sali.
Założenie realizacji
Firma miała już miejsce do spotkań, ale dotychczasowa przestrzeń nie odpowiadała sposobowi pracy zespołu. Wcześniej korzystano ze zwykłego telewizora w sali na wyższej kondygnacji. Rozwiązanie wystarczało do prostego wyświetlenia obrazu, ale nie sprawdzało się przy regularnych spotkaniach kadry, rozmowach online i prezentacjach dla klientów.
Spotkania zdalne odbywały się głównie z użyciem laptopa. Największym problemem był dźwięk. Osoby łączące się spoza biura słabo słyszały rozmowę prowadzoną w sali, więc ich udział w spotkaniu był ograniczony. Problemem było też samo podłączanie laptopa do starego telewizora — nie zawsze było wygodne i przewidywalne.
Celem było stworzenie prostej w obsłudze sali konferencyjnej, w której można prowadzić cykliczne spotkania kadry z osobami będącymi w trasie, u klientów lub poza biurem.
Dlaczego wykorzystaliśmy inne pomieszczenie?
W ramach realizacji przenieśliśmy funkcję sali spotkań do pomieszczenia na niższym poziomie budynku. Była to praktyczna decyzja, wynikająca z układu firmy i codziennego sposobu pracy.
Nowa przestrzeń pozwalała wygodniej pomieścić około 10 osób, poprawić komfort rozmowy i ograniczyć przeszkadzanie innym pracownikom podczas spotkań. Dla niedużej firmy produkcyjnej było to bardziej sensowne niż tworzenie dużej sali od zera.
Zamiast przebudowywać biuro, doposażyliśmy istniejące pomieszczenie w sprzęt dopasowany do realnego sposobu pracy zespołu.
Dlaczego monitor interaktywny, a nie projektor?
Pomieszczenie jest jasne i dobrze doświetlone światłem dziennym. To ważny element komfortu pracy w całej firmie — nie jest to zamknięte biuro oparte wyłącznie na sztucznym świetle.
W takim miejscu projektor nie byłby najlepszym wyborem. Przy spotkaniach w ciągu dnia obraz mógłby być mniej czytelny, szczególnie przy prezentacjach, dokumentach, materiałach technicznych i rozmowach z klientami.
Dlatego zastosowaliśmy monitor interaktywny do firmy, który zapewnia jasny, czytelny obraz i nie wymaga zaciemniania sali. W małej sali konferencyjnej, w której zespół pracuje na prezentacjach, dokumentach i spotkaniach online, taka prostota ma duże znaczenie.
Zakres wdrożenia
W sali zamontowaliśmy monitor interaktywny SMART GX V4 o przekątnej 65 cali. Rozmiar został dobrany do pomieszczenia, które jest niewielkie, ale mieści około 10–12 osób. Ekran miał być czytelny dla uczestników, ale nie powinien dominować całej przestrzeni.
Nad monitorem zamontowaliśmy kamerę do wideokonferencji z mikrofonami kierunkowymi. Dzięki temu osoby połączone online mogą lepiej odbierać rozmowę prowadzoną w sali, a spotkanie nie opiera się już na mikrofonie laptopa ustawionego na stole.
Dodatkowo zastosowaliśmy zewnętrzne głośniki, aby poprawić komfort odsłuchu w pomieszczeniu. Całość została połączona z monitorem, dzięki czemu sala może obsługiwać prezentacje, pracę z materiałami biznesowymi i wideokonferencje w jednym miejscu.
System może być wykorzystywany z popularnymi platformami spotkań online, takimi jak Microsoft Teams, Zoom czy Google Meet.
Instalacja w istniejącym pomieszczeniu
Realizacja odbywała się w gotowym, użytkowanym już pomieszczeniu.
Klient nie chciał niszczyć ścian ani prowadzić ukrytego okablowania, dlatego nie wykonywaliśmy kucia ani większych prac budowlanych. Monitor został zamontowany na ścianie murowanej, więc nie było potrzeby wykonywania dodatkowych wzmocnień.
Ze względu na bliskość stołu użytkownicy mogą podłączać laptop bezpośrednio do monitora przewodem USB-C. To proste i praktyczne rozwiązanie, dobrze dopasowane do tej sali.
W tym przypadku celem nie było stworzenie efektownej instalacji pokazowej. Celem było szybkie, wygodne i powtarzalne korzystanie z sali przez zespół.
Efekt po wdrożeniu
Po doposażeniu sala stała się pełnoprawnym miejscem do prowadzenia spotkań wewnętrznych, rozmów online i prezentacji dla klientów.
Najważniejsze efekty to:
- łatwiejsze uruchamianie spotkań,
- czytelniejszy obraz,
- lepszy dźwięk w sali,
- lepszy odbiór rozmów przez osoby połączone zdalnie,
- wygodniejsze prezentacje dla klientów,
- możliwość prowadzenia cyklicznych spotkań kadry z osobami w trasie,
- prostsza obsługa bez potrzeby angażowania wsparcia technicznego przy każdym spotkaniu.
To szczególnie ważne w małych i średnich firmach, gdzie sala konferencyjna musi być praktyczna, a nie skomplikowana.
Użytkownik powinien wejść do pomieszczenia, podłączyć laptop, uruchomić spotkanie i rozpocząć rozmowę.
Bez szukania przejściówek.
Bez walki z dźwiękiem.
Bez ustawiania laptopa na środku stołu jako jedynego mikrofonu dla całej sali.
Szkolenie użytkowników
Po zakończeniu instalacji przeszkoliliśmy użytkowników z obsługi systemu.
To stały element naszych wdrożeń. Nawet dobrze dobrany sprzęt nie spełni swojej roli, jeśli zespół nie wie, jak korzystać z niego w codziennych sytuacjach.
Pokazaliśmy użytkownikom, jak uruchomić spotkanie, jak podłączyć laptop, jak korzystać z kamery, dźwięku i monitora oraz jak prowadzić rozmowy online bez niepotrzebnych komplikacji.
W tej realizacji zależało nam na tym, żeby sala była prosta w obsłudze dla każdego użytkownika, nie tylko dla osób technicznych.
Praktyczna sala konferencyjna dla małej firmy
Ta realizacja dobrze pokazuje, że nowoczesna sala konferencyjna nie zawsze wymaga dużej przebudowy, rozbudowanego systemu sterowania i ukrywania każdego przewodu w ścianie.
Czasami najważniejsze jest dobre rozpoznanie potrzeb firmy.
W tym przypadku klient potrzebował przestrzeni do spotkań wewnętrznych, rozmów online i kontaktu z osobami pracującymi poza biurem. Potrzebował lepszego dźwięku, czytelnego obrazu i prostego sposobu uruchamiania spotkań.
Dlatego zamiast projektora lub kolejnego zwykłego telewizora zastosowaliśmy monitor interaktywny, kamerę z mikrofonami kierunkowymi i dodatkowe audio.
To rozwiązanie dopasowane do małej sali konferencyjnej w firmie produkcyjnej — praktyczne, czytelne i łatwe w codziennym użyciu.
Technologia nie miała tu robić wrażenia sama dla siebie.
Miała po prostu pomóc ludziom lepiej się komunikować.