Projekt AV w biurze – dlaczego trzeba go zaplanować przed zakończeniem projektu architektonicznego?

System AV to nie tylko ekran i kamera

System audiowizualny obejmuje wszystkie elementy potrzebne do prezentacji, komunikacji i prowadzenia spotkań:

• monitor interaktywny dla biznesu lub projektor,
• kamerę konferencyjną,
• mikrofony i głośniki,
• system wideokonferencyjny,
• przyłącza HDMI, USB lub USB-C,
• urządzenia do bezprzewodowej prezentacji,
• sterowanie salą,
• połączenia sieciowe,
• zasilanie,
• trasy kablowe,
• miejsce na urządzenia techniczne.

Każdy z tych elementów jest w jakiś sposób powiązany z architekturą pomieszczenia.

Przykładowo dobrze zaprojektowana sala konferencyjna wymaga wcześniejszego określenia położenia ekranu, układu stołu, miejsca kamery, przebiegu przewodów oraz punktów zasilania i sieci.

Jeżeli te decyzje nie zostaną podjęte odpowiednio wcześnie, nawet dobry sprzęt może działać poniżej swoich możliwości.

Co trzeba ustalić przed zakończeniem projektu?

Układ stołu i liczba uczestników

Układ sali wpływa na dobór niemal całego systemu AV. Przed zatwierdzeniem projektu trzeba ustalić:

• ile osób będzie korzystać z pomieszczenia,
• gdzie zostanie ustawiony stół,
• jak daleko uczestnicy będą siedzieć od ekranu,
• czy kamera obejmie wszystkie miejsca,
• którędy przewody zostaną doprowadzone do stołu,
• czy układ mebli będzie zmieniany.

Inaczej projektuje się małą salę dla czterech osób, a inaczej długą salę zarządu lub przestrzeń szkoleniową. Sama powierzchnia pomieszczenia nie wystarcza do prawidłowego doboru systemu.

Ekran i ściana ekranowa

Przed wykonaniem ściany trzeba określić rozmiar i miejsce montażu monitora. Pozwala to sprawdzić:

• czy ściana ma odpowiednią konstrukcję,
• czy monitor nie będzie zamontowany zbyt wysoko,
• czy ekran będzie widoczny z każdego miejsca,
• czy za monitorem zmieszczą się urządzenia i przewody,
• czy będzie możliwy dostęp serwisowy,
• gdzie należy przygotować zasilanie i sieć.

Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy lekka ściana działowa nie została przygotowana do montażu dużego monitora. Późniejsze wzmocnienie ściany oznacza dodatkowe prace budowlane.

Kamera konferencyjna

Miejsce montażu kamery zależy od szerokości sali, długości stołu oraz położenia uczestników.

Kamera zamontowana zbyt wysoko może pokazywać osoby z niekorzystnej perspektywy. Kamera umieszczona poza osią stołu sprawia natomiast, że uczestnicy patrzą w innym kierunku niż osoby znajdujące się po drugiej stronie połączenia.

Jeżeli pomieszczenie ma działać jako sala hybrydowa, położenie kamery należy skoordynować również z ekranem, oświetleniem i układem miejsc. Osoby pracujące zdalnie powinny widzieć uczestników spotkania, a nie głównie stół, sufit albo jasne okno.

Mikrofony i głośniki

Rozmieszczenie urządzeń audio należy ustalić przed wykonaniem sufitu i zabudowy.

Mikrofony mogą znajdować się:

• na stole,
• pod sufitem,
• w suficie,
• w urządzeniu umieszczonym przy ekranie.

Każde rozwiązanie ma inne wymagania dotyczące przewodów, montażu i dostępu serwisowego.

Trzeba również sprawdzić, czy mikrofony i głośniki nie kolidują z oświetleniem, wentylacją, czujnikami, tryskaczami lub elementami konstrukcyjnymi.

Zasilanie i sieć trzeba zaprojektować dla konkretnego systemu

Samo doprowadzenie jednego gniazda elektrycznego przy monitorze zwykle nie zamyka tematu infrastruktury.

Zasilania mogą wymagać między innymi:

• monitor,
• kamera,
• komputer systemu salowego,
• panel sterujący,
• urządzenia do prezentacji,
• procesor audio,
• urządzenia montowane przy stole,
• elementy umieszczone w szafie technicznej.

Część urządzeń wymaga również przewodowego połączenia z siecią. Niektóre mogą korzystać z zasilania PoE dostarczanego przez przewód sieciowy.

Dlatego przed wykonaniem instalacji trzeba określić:

• liczbę punktów elektrycznych,
• liczbę przewodów LAN,
• miejsca zakończenia przewodów,
• wymagania dotyczące PoE,
• lokalizację urządzeń sieciowych,
• sposób połączenia systemu z infrastrukturą IT firmy.

W przypadku rozbudowanych systemów wideokonferencyjnych potrzebna jest także koordynacja z działem IT. Dotyczy to między innymi dostępu do sieci, konfiguracji urządzeń, kont użytkowników i wykorzystywanej platformy spotkań.

Najczęstszy problem: AV znajduje się pomiędzy branżami

W typowym projekcie biura za poszczególne elementy odpowiadają różne firmy:

Problem powstaje wtedy, gdy integrator AV nie uczestniczy w projekcie, a żadna z pozostałych branż nie otrzymuje kompletnych wytycznych.

Architekt może zaprojektować estetyczną ścianę, ale bez miejsca na przewody. Elektryk może rozmieścić gniazda bez informacji o urządzeniach. Dostawca mebli może wykonać stół bez odpowiedniego mediaportu. Teletechnik może doprowadzić jeden przewód sieciowy tam, gdzie system będzie wymagał kilku połączeń.

Każdy wykonuje swój zakres zgodnie z otrzymaną dokumentacją, ale po złożeniu wszystkich elementów okazuje się, że system AV nie ma przygotowanej infrastruktury.

Co się dzieje, gdy AV zostaje dodane zbyt późno?

Konieczne są przeróbki

Najczęstsze prace dodatkowe to:

• otwieranie gotowych ścian,
• demontaż fragmentów sufitu,
• przesuwanie gniazd,
• wykonywanie dodatkowych przepustów,
• wiercenie w gotowym stole,
• zmiana zabudowy meblowej,
• ponowne malowanie pomieszczenia.

Przewody pozostają widoczne

Jeżeli nie przygotowano odpowiednich tras, przewody są prowadzone w listwach, po podłodze albo pomiędzy stołem i ścianą.

Pogarsza to wygląd sali, utrudnia sprzątanie i zwiększa ryzyko przypadkowego odłączenia lub uszkodzenia przewodu.

Wybór urządzeń jest ograniczony

Firma nie wybiera wówczas systemu najlepiej dopasowanego do użytkowników. Wybiera rozwiązanie, które da się jeszcze zamontować.

Może to oznaczać:

• mniejszy monitor,
• kamerę umieszczoną w niewłaściwym miejscu,
• rezygnację z mikrofonów sufitowych,
• brak wygodnego podłączenia laptopa przy stole,
• urządzenia schowane w miejscu bez odpowiedniej wentylacji,
• ograniczony dostęp serwisowy.

Termin uruchomienia sali się przesuwa

Systemy AV są zwykle montowane pod koniec realizacji biura. Braki wykryte na tym etapie są szczególnie problematyczne, ponieważ wykonawcy ścian, sufitów, elektryki lub mebli mogli już zakończyć pracę.

Każda poprawka wymaga ponownego uzgodnienia zakresu, terminu i kosztu.

Kiedy należy włączyć integratora AV?

Integrator AV powinien pojawić się w projekcie, gdy znane są już:

• liczba i rodzaje sal,
• orientacyjny układ pomieszczeń,
• liczba użytkowników,
• sposób prowadzenia spotkań,
• wykorzystywana platforma komunikacyjna,
• podstawowe wymagania działu IT.

Jednocześnie nie powinny być jeszcze ostatecznie zatwierdzone:

• rzuty instalacji elektrycznej,
• punkty sieciowe,
• układ sufitów,
• konstrukcja ściany ekranowej,
• trasy kablowe,
• projekty stołów,
• mediaporty i przepusty podłogowe.

Nie trzeba w tym momencie wybierać wszystkich modeli urządzeń. Trzeba jednak znać funkcję systemu, miejsca montażu oraz jego wymagania infrastrukturalne.

Co integrator powinien przekazać pozostałym branżom?

Przed rozpoczęciem prac powinny powstać przynajmniej podstawowe wytyczne AV określające:

• miejsce i wysokość montażu monitora,
• wymagania dotyczące konstrukcji ściany,
• miejsce kamery,
• lokalizację mikrofonów i głośników,
• punkty zasilania,
• punkty LAN i wymagania PoE,
• trasy pomiędzy ekranem, stołem i sufitem,
• położenie mediaportów,
• miejsce montażu urządzeń technicznych,
• sposób chłodzenia urządzeń,
• wymagany dostęp serwisowy,
• podział prac pomiędzy wykonawcami.

Ważne jest nie tylko wskazanie, co należy wykonać, ale również kto jest za to odpowiedzialny.

Informacja „zasilanie po stronie innej branży” nie wystarcza. W dokumentacji trzeba wskazać wykonawcę, miejsce punktu, jego parametry oraz termin wykonania.

Czy wcześniejsze projektowanie oznacza wcześniejszy zakup sprzętu?

Nie.

Na etapie projektowania biura można określić:

• sposób działania sali,
• lokalizację urządzeń,
• wymagane połączenia,
• liczbę punktów zasilania i sieci,
• trasy kablowe,
• wymagania dla ścian, sufitów i mebli.

Ostateczne modele urządzeń mogą zostać zatwierdzone później. Infrastruktura powinna jednak umożliwiać ich prawidłowy montaż i późniejszą wymianę.

Checklista przed zatwierdzeniem projektu sali

Przed zamknięciem projektu warto odpowiedzieć na dziesięć pytań:

1. Ile osób będzie korzystać z sali?
2. Do jakich spotkań będzie używana?
3. Czy musi obsługiwać uczestników zdalnych?
4. Czy będzie działać z Microsoft Teams, Zoom lub inną platformą?
5. Gdzie znajdą się ekran i kamera?
6. Czy ściana jest przygotowana do montażu monitora?
7. Jak przewody zostaną doprowadzone do stołu?
8. Czy zaplanowano odpowiednią liczbę punktów zasilania i LAN?
9. Czy urządzenia sufitowe zostały skoordynowane z oświetleniem i wentylacją?
10. Czy każda praca ma przypisanego konkretnego wykonawcę?

Jeżeli na część pytań nie ma odpowiedzi, projekt AV nie jest jeszcze gotowy do realizacji.

AV należy poprawiać na rysunku, nie na budowie

Wczesne uwzględnienie AV nie komplikuje projektu. Pozwala wykryć problemy wtedy, gdy ich usunięcie wymaga zmiany rysunku, a nie otwierania gotowej ściany.

Integrator nie musi uczestniczyć w każdym spotkaniu projektowym. Powinien jednak odpowiednio wcześnie określić wymagania dla architekta, elektryka, teletechniki, wykonawcy sufitu, dostawcy mebli i działu IT.

Dzięki temu sala może zostać wyposażona zgodnie ze sposobem pracy użytkowników, a nie wyłącznie zgodnie z ograniczeniami zastanej infrastruktury.

Masz projekt nowego biura lub modernizacji sal konferencyjnych? Prześlij rzuty przed zatwierdzeniem instalacji, sufitów i mebli. Sprawdzimy, czy uwzględniają podstawowe wymagania systemu AV.